Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις εκδίδουν, αποστέλλουν και αρχειοθετούν τα παραστατικά τους. Στην Ελλάδα, η εφαρμογή του συστήματος myDATA από την ΑΑΔΕ έκανε υποχρεωτική την ηλεκτρονική καταγραφή των τιμολογίων, φέρνοντας νέα δεδομένα για επιχειρηματίες, ελεύθερους επαγγελματίες και λογιστές,.

Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Είναι η διαδικασία κατά την οποία τα παραστατικά (τιμολόγια, αποδείξεις κ.λπ.) δημιουργούνται, αποστέλλονται και αποθηκεύονται σε ψηφιακή μορφή αντί για έντυπη. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν χρειάζεται να εκτυπώνει τα τιμολόγια σε χαρτί, αλλά τα εκδίδει και τα διακινεί ηλεκτρονικά μέσω ειδικού λογισμικού.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου

Η πιο εξελιγμένη μορφή είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Σε αυτήν την περίπτωση:

• Η επιχείρηση συνεργάζεται με έναν πιστοποιημένο πάροχο που αναλαμβάνει την έκδοση, αποστολή και αρχειοθέτηση των τιμολογίων.
• Ο πάροχος φροντίζει για την αυτόματη διαβίβαση των στοιχείων στο σύστημα myDATA της ΑΑΔΕ, εξασφαλίζοντας πλήρη συμμόρφωση.
• Το τιμολόγιο αποκτά ψηφιακή σήμανση και θεωρείται ισοδύναμο με το παραδοσιακό έντυπο τιμολόγιο.

Ήδη, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου εφαρμόζεται υποχρεωτικά στις συναλλαγές B2G , δηλαδή όταν οι επιχειρήσεις τιμολογούν το Δημόσιο. Σύντομα, όμως, αναμένεται να γίνει υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις και στις B2B συναλλαγές, κάτι που θα αλλάξει οριστικά το τοπίο της τιμολόγησης στην Ελλάδα.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση και myDATA

Στην Ελλάδα, το σύστημα myDATA είναι η ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ που δέχεται αυτόματα τα παραστατικά.

• Κάθε τιμολόγιο που εκδίδει η επιχείρηση πρέπει να αποστέλλεται ηλεκτρονικά στο myDATA.
• Ο λογιστής αποκτά άμεση εικόνα των οικονομικών στοιχείων.
• Η ΑΑΔΕ έχει real-time ενημέρωση για τις συναλλαγές.

Με αυτόν τον τρόπο μειώνεται η γραφειοκρατία και περιορίζονται τα λάθη ή ακόμα και η φοροδιαφυγή.

Πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης:

1. Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους – δεν χρειάζονται εκτυπώσεις και φυσική αρχειοθέτηση.
2. Ευκολία στη διαχείριση – όλα τα τιμολόγια αποθηκεύονται ψηφιακά και είναι άμεσα προσβάσιμα.
3. Συμμόρφωση με τη νομοθεσία – αποφεύγεις πρόστιμα και λάθη στις δηλώσεις.
4. Ασφάλεια δεδομένων – τα ηλεκτρονικά συστήματα προσφέρουν μεγαλύτερη προστασία από απώλειες ή καταστροφές χαρτιών.
   
   

Ποιοι χρειάζονται ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Από 1η Σεπτεμβρίου 2025, έχει γίνει υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση για δαπάνες φορέων Γενικής Κυβέρνησης μέσω πιστοποιημένου παρόχου — όλα τα τιμολόγια, ανεξαρτήτως αξίας, πρέπει να εκδίδονται και να διαβιβάζονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Σημαντικό: Αν μία επιχείρηση έχει Πάροχο για B2G (προς Δημόσιο) όπου είναι και υποχρεωτικός, τότε ο πάροχος γίνεται η αποκλειστική οδός και για τις συναλλαγές B2B.  

Επιπλέον, σύμφωνα με τον Νόμο 5222/2025, από τη δημοσίευσή του στο ΦΕΚ (στις 28 Ιουλίου 2025), η ηλεκτρονική τιμολόγηση καθίσταται υποχρεωτική για:

1. Πωλήσεις αγαθών και παροχή υπηρεσιών μεταξύ οντοτήτων εντός χώρας που υπόκεινται στα ΕΛΠ,
2. Συναλλαγές με οντότητες εκτός ΕΕ (εκτός λιανικής),
3. Συναλλαγές που συνδέονται με την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων και γενικά δαπάνες φορέων Γενικής Κυβέρνησης. 

Καθορίζονται σημαντικά φορολογικά κίνητρα για πρόωρη υιοθέτηση. Ισχύουν για δαπάνες από το φορολογικό έτος 2025 και εφεξής, εφόσον υπάρξει δήλωση χρήσης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης μέσω Πάροχου ή της εφαρμογής της ΑΑΔΕ, το αργότερο δύο μήνες πριν την υποχρεωτική εφαρμογή!!! Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία υποβολής δήλωσης για τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, καθώς και η έναρξη χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης το αργότερο δύο μήνες πριν την ημερομηνία που ξεκινά η υποχρεωτική εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι απλά μία υποχρέωση της εποχής, αλλά και ένα ισχυρό εργαλείο εκσυγχρονισμού. Με τη σωστή επιλογή λογισμικού, κάθε επιχείρηση μπορεί να κερδίσει χρόνο, να μειώσει το κόστος και να λειτουργεί με περισσότερη διαφάνεια.